Risposta Automatica WhatsApp: 15 Esempi Pronti da Copiare (2026)

Un messaggio che arriva alle 22:30, il sabato o mentre hai le mani occupate resta lì, senza risposta, fino al giorno dopo. Nel frattempo chi ti ha scritto ha già chiesto anche a qualcun altro. La risposta automatica di WhatsApp serve esattamente a questo: dire "ti ho letto, ti rispondo appena posso" senza che tu debba fare niente.

Qui trovi come si imposta passo passo, 15 esempi già scritti da copiare e — soprattutto — cosa la risposta automatica non sa fare, così non ti aspetti una cosa per un'altra.

Che cos'è la risposta automatica su WhatsApp

È un messaggio che scrivi una volta sola e che parte da solo quando qualcuno ti scrive. È una risposta, non un'iniziativa: WhatsApp la invia solo dopo aver ricevuto un messaggio, mai prima.

Nell'app WhatsApp Business esistono due tipi di risposta automatica, ed è importante non confonderli:

• Messaggio di assenza: parte quando ti scrivono fuori dal tuo orario di lavoro (o in una fascia che decidi tu). Serve a dire "ora sono chiuso".
• Messaggio di benvenuto: parte la prima volta che una persona ti scrive, oppure dopo 14 giorni di silenzio. Serve a presentarti e a far partire bene la conversazione.

Diverso è il messaggio programmato: quello che parte da solo a un'ora precisa verso un cliente che non ti ha scritto — per esempio il promemoria dell'appuntamento di domani. Quello la risposta automatica non lo fa, e ne parliamo più sotto.

Si può mettere la risposta automatica su WhatsApp normale?

No. WhatsApp normale (quello personale) non ha né il messaggio di assenza né quello di benvenuto: sono funzioni esclusive di WhatsApp Business. È la domanda che si fanno in tanti quando cercano un "messaggio automatico WhatsApp non Business", e la risposta onesta è che quella strada non esiste.

La buona notizia: WhatsApp Business è gratuito, si scarica dallo stesso store e puoi tenere lo stesso numero. Durante l'installazione ti propone di trasferire le chat dall'app personale, così non perdi niente. L'unica regola è che uno stesso numero non può stare su entrambe le app contemporaneamente.

Come impostare la risposta automatica su WhatsApp Business

Messaggio di assenza (fuori orario)

1. Apri WhatsApp Business e vai su Impostazioni (tre puntini in alto a destra su Android, icona in basso a destra su iPhone).
2. Tocca Strumenti attività → Messaggio di assenza.
3. Attiva l'interruttore e scrivi il testo. Lo spazio è abbondante, ma poche righe funzionano molto meglio di un testo lungo.
4. Scegli quando inviarlo — sempre, solo fuori dall'orario di lavoro o in una fascia personalizzata — e a chi (tutti, tutti tranne alcuni contatti, o solo alcuni). Poi salva.

Se scegli "fuori dall'orario di lavoro" devi prima aver compilato gli orari nel profilo dell'attività, altrimenti l'opzione non funziona.

Messaggio di benvenuto (primo contatto)

1. Sempre da Impostazioni → Strumenti attività, tocca Messaggio di benvenuto.
2. Attiva l'interruttore e scrivi il testo.
3. Scegli i destinatari e salva. Parte automaticamente al primo messaggio di un nuovo contatto e dopo 14 giorni di inattività.

15 esempi di risposta automatica pronti da copiare

Copiali e sostituisci i pezzi tra parentesi quadre con i tuoi dati.

Fuori orario

• 1. Semplice e chiaro: "Ciao! In questo momento siamo chiusi 🌙 Ti rispondiamo domani mattina dalle 9:00. Se vuoi prenotare, lasciaci qui giorno e orario che preferisci e ti confermiamo appena apriamo."
• 2. Con gli orari scritti: "Grazie per averci scritto! Siamo aperti dal martedì al sabato, 9:00–19:00. Ti rispondiamo alla prima riapertura. Per urgenze puoi chiamare il [numero]."
• 3. Con alternativa online: "Ciao! Ora siamo chiusi, ma puoi prenotare da solo quando vuoi qui: [link]. Se preferisci scriverci, ti rispondiamo domattina. A presto!"

Benvenuto / primo contatto

• 4. Cordiale e diretto: "Ciao e benvenuto da [Nome attività]! 👋 Grazie per averci scritto: ti rispondiamo entro poco. Intanto, dimmi pure cosa ti serve e per quando."
• 5. Che fa risparmiare tempo a entrambi: "Benvenuta! Per aiutarti più in fretta scrivici: 1) il trattamento che ti interessa 2) i giorni in cui sei libera. Ti proponiamo subito il primo posto disponibile 💜"
• 6. Con le informazioni base: "Ciao! Siamo [Nome attività], in [via e città]. Aperti martedì–sabato 9:00–19:00. Scrivici pure qui: rispondiamo di solito entro un'ora negli orari di apertura."

Weekend e giorno di chiusura

• 7. Weekend: "Ciao! Il weekend stacchiamo 🌿 Ti rispondiamo lunedì mattina. Se vuoi prenotare, lascia qui il tuo nome e il giorno che preferisci: lunedì ti confermiamo subito."
• 8. Giorno di chiusura infrasettimanale: "Oggi siamo chiusi, ci rivediamo domani dalle 9:00! Il tuo messaggio non si perde: lo leggiamo appena riapriamo."

Ferie e festività

• 9. Chiusura per ferie: "Ciao! Siamo in ferie dal [data] al [data] ☀️ Riapriamo [giorno] alle 9:00 e ti rispondiamo in ordine di arrivo. Se vuoi già bloccare un posto per la riapertura, scrivilo qui: ti teniamo la priorità."
• 10. Festività: "Buone feste da [Nome attività]! 🎄 Siamo chiusi fino al [data]. Ti rispondiamo appena rientriamo — grazie per la pazienza!"

Centro estetico e parrucchiere

• 11. Fuori orario, con listino: "Ciao bella! 💅 Ora il centro è chiuso, ti rispondiamo domattina. Intanto trovi trattamenti e prezzi qui: [link]. Scrivici pure il trattamento che ti interessa e i giorni in cui sei libera."
• 12. Quando sei con una cliente: "Ciao! In questo momento sono con una cliente e non posso rispondere subito ✂️ Ti scrivo appena finisco, di solito entro un'ora. Se è urgente, chiamami al [numero]."

Studio professionale e ambulatorio

• 13. Segreteria fuori orario: "Grazie per aver contattato lo Studio [Nome]. La segreteria è attiva dal lunedì al venerdì, 9:00–13:00 e 14:00–18:00. Le risponderemo appena riapriamo. Per urgenze mediche si rivolga al proprio medico o al 118."
• 14. Con istruzioni per la prenotazione: "Buongiorno, grazie per il messaggio. Per fissare un appuntamento ci scriva nome, cognome e il tipo di visita: la richiamiamo noi entro il primo giorno lavorativo utile."

Quando sei sommerso di messaggi

• 15. Onesto e rassicurante: "Ciao! In questi giorni abbiamo tantissimi messaggi e rispondiamo un po' più lentamente del solito 🙏 Il tuo lo abbiamo ricevuto: ti scriviamo entro 24 ore. Grazie per la pazienza!"

Se lavori nel beauty e ti servono anche i testi per confermare, ricordare e chiedere una recensione, abbiamo raccolto 7 modelli di messaggio WhatsApp per estetiste pronti da usare.

Risposte rapide: la scorciatoia che quasi nessuno usa

Accanto al messaggio di assenza e a quello di benvenuto, WhatsApp Business ha una terza funzione che fa risparmiare più tempo di entrambe: le risposte rapide. Non partono da sole, ma ti fanno inserire un testo lungo digitando due caratteri.

Si impostano da Impostazioni → Strumenti attività → Risposte rapide: scrivi il testo, gli assegni una scorciatoia e da quel momento, in qualsiasi chat, digiti / seguito dalla scorciatoia e il messaggio compare già pronto.

Le cinque che conviene creare subito:

Sono manuali, quindi non sostituiscono il promemoria automatico. Ma se ogni giorno riscrivi dieci volte lo stesso indirizzo, questa è la cosa che ti fa guadagnare più minuti in assoluto.

Le 4 regole di una risposta automatica che non dà fastidio

• Di' sempre quando rispondi. "Ti rispondiamo domani dalle 9:00" vale dieci volte più di "ti risponderemo al più presto": toglie l'ansia di chi aspetta.
• Dai qualcosa da fare subito. Un link per prenotare, il listino, una domanda a cui rispondere. Così la conversazione va avanti anche mentre non ci sei.
• Corta. Due o tre righe. Il messaggio di assenza accetta molto testo, ma nessuno legge un muro alle 23:00.
• Con la tua voce. Se al telefono dici "ciao bella", scrivilo. Un testo da ufficio postale su una chat personale suona finto.

Da "ti risponderemo" a una prenotazione: un esempio riscritto

La differenza tra una risposta automatica che fa perdere il cliente e una che glielo fa fissare l'appuntamento è tutta nel testo. Ecco lo stesso messaggio prima e dopo.

Prima: "Gentile cliente, la ringraziamo per averci contattato. Il nostro staff le risponderà al più presto possibile. Cordiali saluti."

Chi legge non sa quando avrà risposta, non ha niente da fare nel frattempo e riceve un tono da ufficio che stona con una chat. Nel dubbio, scrive anche al salone accanto.

Dopo: "Ciao! Ora siamo chiusi, ti rispondiamo domani dalle 9:00. Se vuoi prenotare, scrivimi qui il trattamento e due giorni in cui sei libera: domattina ti confermo il primo posto utile."

Cosa è cambiato, in concreto:

• C'è un orario. "Domani dalle 9:00" chiude l'attesa; "al più presto" la lascia aperta.
• C'è un compito. Chiedere trattamento e disponibilità fa continuare la conversazione mentre dormi: domattina trovi già tutto quello che ti serve per confermare.
• C'è una promessa piccola e mantenibile. "Ti confermo il primo posto utile" è un impegno concreto, non una formula.
• Il tono è quello vero. Si dà del tu, come dal vivo.

5 errori che fanno scappare chi ti scrive

1. Lasciarla attiva quando sei aperto. Ricevere "siamo chiusi" alle 11 del mattino fa pensare che l'attività sia sciatta. Controlla la fascia oraria dopo ogni cambio di orari, soprattutto in estate.
2. Scrivere un testo lunghissimo. Lo spazio a disposizione è tanto, ma su un telefono un messaggio di dieci righe si legge come un modulo. Tre righe bastano.
3. Non aggiornare le ferie. Un messaggio che annuncia la chiusura di agosto ancora attivo a ottobre è peggio del silenzio. Mettiti un promemoria il giorno del rientro.
4. Promettere tempi che non rispetti. Se scrivi "rispondiamo entro un'ora" e rispondi il giorno dopo, hai peggiorato le cose rispetto a non aver scritto niente.
5. Usarla per vendere. Chi ti scrive ha una domanda, non vuole una promozione. Prima rispondi, poi semmai proponi.

Cosa la risposta automatica non fa

Qui sta il malinteso più comune. La risposta automatica reagisce, non anticipa: se il cliente non ti scrive, non parte nulla. Ecco cosa copre e cosa no.

Se quello che ti serve davvero è la riga sui promemoria degli appuntamenti, la strada è diversa e la trovi spiegata passo passo nella guida su come mettere i messaggi automatici su WhatsApp: si collega l'agenda a un gestionale e i messaggi partono da soli, all'orario che decidi tu.

La risposta automatica non parte: 5 controlli

1. Stai usando WhatsApp Business? Sull'app personale la funzione non esiste proprio.
2. Il telefono è acceso e connesso? Le risposte partono dal dispositivo: spento o offline, non parte niente.
3. Gli orari di apertura sono compilati? Senza orari nel profilo, l'opzione "fuori dall'orario di lavoro" non ha un riferimento e resta muta.
4. Il destinatario è escluso? Controlla i filtri "Invia a": se hai scelto solo alcuni contatti, agli altri non arriva.
5. È già partita di recente? Il messaggio di benvenuto non si ripete a ogni chat: torna solo dopo 14 giorni di silenzio.

Checklist: la tua risposta automatica pronta in 10 minuti

1. Installa WhatsApp Business e trasferisci le chat, mantenendo lo stesso numero. (3 minuti)
2. Compila il profilo dell'attività: indirizzo, categoria e soprattutto gli orari di apertura, senza i quali la fascia "fuori orario" non funziona. (3 minuti)
3. Attiva il messaggio di assenza partendo dall'esempio 1 o 2, impostato su "fuori dall'orario di lavoro". (2 minuti)
4. Attiva il messaggio di benvenuto con l'esempio 5, quello che chiede già servizio e disponibilità. (1 minuto)
5. Crea due risposte rapide, /prezzi e /dove: sono le domande che ricevi più spesso. (1 minuto)
6. Provala: fatti scrivere da un altro numero fuori orario e verifica che arrivi davvero.

Da rivedere due volte l'anno: quando cambi gli orari stagionali e prima delle ferie.

Domande frequenti sulla risposta automatica WhatsApp

Come si imposta la risposta automatica su WhatsApp?

Con WhatsApp Business: Impostazioni → Strumenti attività → Messaggio di assenza (o Messaggio di benvenuto) → attiva l'interruttore, scrivi il testo, scegli orario e destinatari e salva. Da quel momento la risposta parte da sola a chi ti scrive.

Si può mettere la risposta automatica su WhatsApp normale, senza Business?

No. Messaggio di assenza e messaggio di benvenuto esistono solo su WhatsApp Business, che però è gratuito e permette di mantenere lo stesso numero trasferendo le chat. Le app di terze parti che promettono la stessa cosa su WhatsApp normale violano le condizioni d'uso e possono farti bloccare il numero.

Qual è un buon esempio di risposta automatica fuori orario?

"Ciao! In questo momento siamo chiusi. Ti rispondiamo domani mattina dalle 9:00. Se vuoi prenotare, lasciaci qui giorno e orario che preferisci e ti confermiamo appena apriamo." — dice che sei chiuso, quando rispondi e cosa può fare intanto chi ti scrive.

La risposta automatica di WhatsApp si può programmare a un'ora precisa?

Puoi decidere la fascia oraria in cui la risposta è attiva, ma parte sempre e solo dopo che qualcuno ti ha scritto. Per far partire un messaggio a un'ora precisa verso un cliente che non ti ha contattato — come il promemoria di un appuntamento — serve un gestionale collegato all'API ufficiale di WhatsApp.

Perché la mia risposta automatica non parte?

Le cause più comuni sono cinque: stai usando WhatsApp normale invece di Business, il telefono è spento o offline, gli orari di apertura non sono compilati nel profilo, il contatto è escluso dai filtri "Invia a", oppure il messaggio di benvenuto era già partito negli ultimi 14 giorni.

La risposta automatica su WhatsApp è gratis?

Sì. Messaggio di assenza e messaggio di benvenuto sono inclusi gratuitamente nell'app WhatsApp Business. Hanno un costo solo i messaggi inviati tramite l'API ufficiale, quelli che servono per i promemoria automatici collegati all'agenda.

La risposta automatica arriva anche a chi non mi ha in rubrica?

Sì: messaggio di assenza e di benvenuto arrivano a chiunque ti scriva, anche a chi non ti ha salvato in rubrica. È invece diverso per le liste broadcast, che raggiungono solo chi ha il tuo numero salvato.

Che differenza c'è tra messaggio di benvenuto e messaggio di assenza?

Il messaggio di benvenuto parte la prima volta che una persona ti scrive (e di nuovo dopo 14 giorni di silenzio), a qualsiasi ora: serve a presentarti. Il messaggio di assenza parte invece in base all'orario, a chiunque ti scriva quando sei chiuso: serve a dire quando torni. Puoi tenerli attivi entrambi.

Posso avere risposte automatiche diverse per il weekend e per le ferie?

Con l'app puoi tenere attivo un solo messaggio di assenza alla volta, quindi non esistono testi diversi in parallelo: quando parti per le ferie sostituisci il testo del weekend con quello delle ferie e al rientro lo rimetti come prima. Se ti serve un messaggio davvero diverso per ogni situazione, serve l'API ufficiale.

In due parole

La risposta automatica di WhatsApp Business è gratis, si imposta in cinque minuti e risolve un problema preciso: non lasciare a vuoto chi ti scrive quando non ci sei. Parti da uno dei 15 esempi qui sopra, adattalo alla tua voce e attivalo stasera.

Quando invece ti accorgi che il problema non è rispondere ma ricordare — l'appuntamento di domani, la cliente che non torna da tre mesi — serve un passo in più: un gestionale con i reminder WhatsApp automatici. Si collega all'agenda e i messaggi partono da soli. Si inizia gratis: ecco i prezzi.